Как заполнить чек: Полное руководство по современным платежам

Несмотря на то, что мы живем в все более цифровом финансовом мире, чеки остаются практичным и широко используемым способом оплаты. Будь то оплата поставщику, получение зарплаты или ведение бизнес-транзакций, умение правильно заполнять чек — важный навык. В этом полном руководстве вы пройдете через все аспекты написания чеков, их endorsement и депонирования — от понимания ключевых цифр на вашем чеке до освоения различных методов endorsement.

Основные компоненты чека: определение трех ключевых чисел

Перед тем как начать заполнять чек, необходимо понять три важнейших идентификационных номера, которые присутствуют на каждом напечатанном чеке. Эти номера расположены в одинаковых местах на всех стандартных чеках и выполняют важные функции в банковских операциях.

Банковский маршрутный номер — это девятизначный код, присвоенный вашему финансовому учреждению. Этот идентификатор необходим для любых электронных банковских транзакций, которые вы осуществляете, включая онлайн-переводы и прямые депозиты. У каждого банка есть уникальный маршрутный номер, который направляет средства в правильное учреждение.

Ваш номер счета — это уникальный идентификатор вашего индивидуального текущего счета. Он отличает ваш счет от всех остальных в вашем банке и обеспечивает правильную обработку депозитов и снятий.

Номер чека — служит уникальным идентификатором каждого отдельного чека. Этот номер отображается в двух местах: в верхнем правом углу и ниже вашего номера счета. Отслеживание этих номеров помогает вам вести точный учет транзакций по чекам.

Пошаговая инструкция по заполнению вашего чека

Правильное заполнение чека требует внимания к деталям. Следуйте этим шагам, чтобы ваш чек был действительным и правильно обработан.

Добавьте дату в верхний правый угол. Это должна быть дата, когда вы заполняете чек, в большинстве случаев — сегодняшняя дата. Дата сообщает получателю, когда чек был выписан, и помогает в ведении учета.

Заполните строку получателя, указав имя лица, компании или организации, получающей платеж. Строка гласит “Pay to the Order of” — здесь напишите точное имя. Проверьте правильность написания и полное юридическое название, если возможно, чтобы избежать проблем с платежом.

Введите числовую сумму в поле справа. Напишите сумму как можно левее внутри поля. Такое расположение предотвращает мошенничество, так как исключает пустое пространство, куда кто-то может добавить дополнительные цифры (например, изменив $100.00 на $2,100.00).

Запишите сумму прописью на строке ниже “Pay to the Order of”. Для суммы $243.26 вы напишете “Двести сорок три доллара и 26/100”. Эта пропись имеет юридическую силу в случае расхождения между числовой и прописью.

Используйте раздел для заметок для указания цели платежа. Хотя это необязательно, этот раздел очень полезен для учета. Включайте номера счетов для коммунальных платежей, налоговые идентификационные номера для налоговых платежей или любую другую справочную информацию, которая понадобится вам позже.

Подпишите чек в нижней правой части. Ваша подпись подтверждает платеж и делает чек юридически действительным. Никогда не подписывайте пустой чек или чек с неполной информацией.

Практический пример: заполнение вашего чека

Представьте, что вам нужно заплатить ABC Electric 113.97 долларов за ваш ежемесячный сервис. Ваша квитанция содержит инструкции по оплате и данные вашего счета. Вот как вы заполняете чек:

• Дата: напишите дату отправки чека — например, 1 июля 2022
• Получатель: введите “ABC Electric”
• Числовая сумма: напишите “$113.97” справа
• Прописью: запишите “Сто тринадцать долларов и 97/100”
• Раздел для заметок: укажите номер вашего счета, как запрошено компанией
• Подпись: после проверки всех данных подпишите чек

После заполнения отправьте чек с необходимыми документами по адресу, указанному ABC Electric.

Лучшие практики безопасности при написании чеков

Чеки остаются уязвимыми к мошенничеству без надлежащих мер предосторожности. Внедряйте эти защитные меры при заполнении чеков:

Используйте перманентный чернила для записи всей информации. Ручка предотвращает стирание и изменение, делая ваш чек более безопасным, чем карандаш.

Избегайте пустых чеков ни при каких обстоятельствах. Пустые чеки подвержены мошенничеству, если попадут не в те руки.

Заполняйте перед подписью — всегда заполняйте получателя и сумму перед тем, как подписывать чек.

Не используйте чеки, выписанные на наличные, если возможно, так как они по сути равны наличным и не обеспечивают защиты в случае утери или кражи.

Убирайте пустое пространство на вашем чеке, особенно в поле суммы. Убедитесь, что никто не сможет мошеннически добавить дополнительные цифры или информацию.

Эти меры значительно снижают риск мошенничества с чеками и связанных с этим финансовых потерь.

Ведение учета: отслеживание ваших чеков

Ведение подробных записей о всех выписанных чеках — основа управления вашим текущим счетом. Следите за:

• номером вашего чека
• датой его выписки
• именем получателя
• кратким описанием транзакции
• суммой платежа

Вы можете вести эти записи с помощью чековой книги, предоставляемой вместе с вашими чеками, таблицы или специализированного бухгалтерского программного обеспечения. Точное ведение учета помогает избежать отказа в оплате чеков и создает ясную аудиторскую историю ваших финансов.

Также регулярно сверяйте выписки банка с вашим чековым регистром. Эта ежемесячная сверка выявляет расхождения, подтверждает обработку всех транзакций и дает полное представление о вашем финансовом состоянии.

Понимание endorsement чеков и методов депонирования

Когда вы получаете чек, его необходимо endorsement перед депонированием или обналичиванием. Endorsement служит проверкой безопасности, подтверждающей, что вы — уполномоченный получатель.

Открытый endorsement — самый распространенный метод — просто подпишите ваше имя на обратной стороне чека в указанном месте. Этот способ требует, чтобы вы сообщили кассиру банка, хотите ли вы обналичить чек или депонировать. Хотя это удобно, он наименее безопасен, так как любой, кто держит endorsed чек, может попытаться его обналичить.

Безопасный endorsement обеспечивает большую защиту. Напишите “Для депозита только на счет №XXXXXXXXX” и подпишите ниже. Рассмотрите возможность добавления этого endorsement непосредственно перед депонированием, а не за несколько дней. Этот метод ограничивает использование чека и снижает риск мошенничества.

Endorsement третьей стороны позволяет вам передать чек другому лицу для получения платежа. Напишите “Платить по поручению [Имя]” и подпишите как обычно. Не все банки принимают такой endorsement — уточняйте у вашего банка.

Мобильное endorsement для депонирования через приложение может требовать написания “Для мобильного депозита в [Название банка]” или подобной инструкции на области endorsement. Проверьте требования вашего банка.

Бизнес endorsement для корпоративных чеков требует подписи уполномоченного лица с указанием должности и названия компании. Добавьте ограничения, такие как “Для депозита только”, для дополнительной безопасности.

Множественный endorsement зависит от того, как оформлен чек. Если он выписан на “Джейн и Джон Доу”, оба должны подписать. Если — “Джейн или Джон Доу”, любой из них может подписать.

Депонирование чека: доступные варианты

Существует несколько удобных способов депонирования чеков на ваш счет.

Личное депонирование в вашем местном отделении — надежный вариант. Возьмите подписанный чек и удостоверение личности (например, водительское удостоверение). Предъявите чек и заполните депозитный бланк или сообщите кассиру о желаемом действии.

Депонирование через банкомат — удобно после рабочего времени. Многие банкоматы принимают endorsed-чека. Некоторые требуют использования конверта; другие — позволяют депонировать напрямую. Уточняйте у вашего банка поддержку этой функции и следуйте инструкциям на экране.

Мобильное депонирование через приложение банка — самый быстрый способ для большинства. Обычно нужно выбрать счет, ввести сумму, сфотографировать лицевую сторону чека и заднюю. Храните оригинал чека до подтверждения зачисления и появления средств на вашем счете. После этого уничтожьте чек для безопасности.

Как заказать чеки и управлять запасами

Когда запасы чеков заканчиваются, доступны несколько вариантов заказа.

Закажите через ваш банк через онлайн-банкинг. Войдите в свой аккаунт, перейдите в раздел обслуживания клиентов или управления счетами и следуйте инструкциям по заказу. Также можно заказать по телефону или посетить отделение банка.

Используйте сторонних поставщиков чеков, сотрудничающих с вашим банком или работающих независимо. Вам потребуется указать маршрутный номер, номер счета, номер чеков, с которого хотите начать, и информацию о вашем банке. Стоимость зависит от поставщика и дизайна чеков.

Перед заказом убедитесь, что у вас есть текущий чек — он содержит всю необходимую информацию. Стоимость зависит от выбранного стиля и дизайна.

Часто задаваемые вопросы

Законно ли писать чек с будущей датой? Обычно да, но уточняйте законы вашего штата. Чеки с будущей датой показывают дату в будущем и иногда используются, когда средства еще недоступны или платеж не должен быть произведен немедленно.

Каков процесс оплаты IRS чеком? Сделайте чек payable “U.S. Treasury” (не IRS). Включите ваше имя, адрес, телефон, номер социального страхования или EIN, налоговый год и номер соответствующей налоговой формы. Обратитесь к налоговым формам или вашему налоговому специалисту для правильного адреса отправки.

Можно ли депонировать чеки через банкомат? Многие банки и кредитные союзы позволяют депонировать чеки через банкомат. Свяжитесь с вашим банком для уточнения условий и инструкций на подходящих банкоматах.

Можно ли написать чек на себя? Да — напишите ваше имя в строке получателя. Это дает альтернативный способ снять наличные или перевести средства между вашими счетами, хотя электронные переводы обычно более эффективны.