Як заповнити чек: повний посібник для сучасних платежів

Незважаючи на те, що ми живемо у все більш цифровому фінансовому світі, чеки залишаються практичним і широко прийнятим способом оплати. Чи ви платите постачальнику, отримуєте зарплату або ведете бізнесові транзакції, знання правильного заповнення чека є важливим навиком. Цей всебічний посібник проведе вас через усі аспекти написання, підтвердження та внесення чека — від розуміння ключових цифр на вашому чеку до освоєння різних методів підтвердження.

Основні компоненти чека: визначення трьох ключових цифр

Перед початком заповнення чека потрібно зрозуміти три важливі ідентифікаційні номери, які знаходяться на кожному друкованому чекові. Ці номери розміщені у стабільних місцях на всіх стандартних чеках і виконують важливі функції у банківських операціях.

Банківський маршрутний номер — дев’ятизначний код, присвоєний вашому фінансовому закладу. Цей ідентифікатор необхідний для будь-яких електронних банківських операцій, включаючи онлайн-переводи та прямі депозити. Кожен банк має унікальний маршрутний номер, який спрямовує кошти до правильного закладу.

Ваш номер рахунку — унікальний ідентифікатор вашого особистого поточного рахунку. Це відрізняє ваш рахунок від інших у вашому банку і забезпечує правильну обробку депозитів і зняттів.

Номер чека — служить унікальним ідентифікатором кожного окремого чека. Цей номер з’являється у двох місцях: у верхньому правому куті та під вашим номером рахунку. Відстеження цих номерів допомагає вам вести точний облік транзакцій.

Покрокова інструкція заповнення вашого чека

Правильне заповнення чека вимагає уваги до деталей. Дотримуйтесь цих кроків, щоб ваш чек був дійсним і оброблявся коректно.

Додайте дату у верхньому правому куті. Це має бути дата, коли ви пишете чек, зазвичай — сьогоднішня дата. Дата повідомляє отримувача, коли чек був виписаний, і допомагає у веденні обліку.

Заповніть рядок отримувача, написавши ім’я особи, бізнесу або організації, якій призначена оплата. Рядок читається “Pay to the Order of” — напишіть тут точне ім’я. Перевірте правильність написання та повне юридичне ім’я, щоб уникнути проблем із платежем.

Введіть числову суму у поле праворуч від чека. Напишіть суму максимально ліворуч у межах поля. Це запобігає шахрайству, оскільки виключає порожній простір, де хтось може додати додаткові цифри (наприклад, змінити $100.00 на $2,100.00).

Напишіть суму словами на лінії під “Pay to the Order of”. Для суми $243.26 напишіть “Two hundred forty-three dollars and 26/100”. Ця письмова сума має перевагу у разі розбіжностей між числовим і письмовим записом.

Використовуйте розділ для нотаток для документування цілі платежу. Хоча це необов’язково, цей розділ дуже корисний для відстеження. Включайте номери рахунків для комунальних платежів, ідентифікаційні номери податкових платників для податкових платежів або будь-яку довідкову інформацію, яка знадобиться пізніше.

Підпишіть чек у нижньому правому рядку. Ваша підпис підписує платіж і робить чек юридично дійсним. Ніколи не підписуйте порожній чек або чек з неповною інформацією.

Практичний приклад: заповнення вашого чека

Уявімо, що вам потрібно заплатити ABC Electric $113.97 за ваші щомісячні послуги. Ваш рахунок у комунальній службі містить інструкції з платежу та ваші дані рахунку. Ось як ви заповните чек:

• Поле дати: напишіть дату, коли ви надсилаєте чек — наприклад, 1 липня 2022 року
• Рядок отримувача: введіть “ABC Electric”
• Числова сума: напишіть “$113.97” праворуч
• Письмова сума: запишіть “One hundred thirteen dollars and 97/100”
• Рядок для нотаток: напишіть номер вашого рахунку, як цього вимагає компанія
• Підпис: після перевірки всіх деталей підпишіть чек

Після заповнення надішліть чек разом із будь-якими необхідними документами за адресою, яку надала ABC Electric.

Найкращі практики безпеки при написанні чеків

Чеки залишаються вразливими до шахрайства без належних заходів безпеки. Виконуйте ці захисні заходи при заповненні чеків:

Використовуйте постійний чорнило для запису всієї інформації. Ручка запобігає стиранню та зміні, роблячи ваш чек більш безпечним, ніж олівець.

Уникайте порожніх чеків за будь-яких обставин. Порожні чеки схильні до шахрайства, якщо потрапляють у неправильні руки.

Заповнюйте перед підписанням — завжди заповнюйте отримувача та суму перед додаванням підпису.

Уникайте чеків, виписаних “на готівку”, якщо можливо, оскільки вони фактично є готівкою і не мають захисту у разі втрати або крадіжки.

Зменшуйте порожній простір на вашому чеку, особливо у полі суми. Переконайтеся, що немає місця для додавання додаткових цифр або інформації шахраями.

Ці заходи значно зменшують ризик шахрайства з чеками і фінансових труднощів.

Ведення обліку: відстеження ваших чеків

Ведення детального обліку всіх написаних чеків є основою управління вашим поточним рахунком. Записуйте:

• номер вашого чека
• дату написання
• ім’я отримувача
• короткий опис транзакції
• суму платежу

Ви можете вести ці записи за допомогою чекової книги, що йде у комплекті з чеками, електронної таблиці або спеціалізованого бухгалтерського програмного забезпечення. Точний облік допомагає уникнути повернення чеків і створює чіткий слід для аудиту ваших фінансів.

Крім того, регулярно порівнюйте виписки банку з вашим чековим реєстром. Це щомісячне узгодження виявляє розбіжності, підтверджує обробку всіх транзакцій і дає вам повну картину вашого фінансового стану.

Розуміння підтверджень чеків і методів внесення

Коли ви отримуєте чек, потрібно його підтвердити перед внесенням або зняттям готівки. Підтвердження служить засобом безпеки, що підтверджує, що ви є уповноваженим отримувачем.

Порожнє підтвердження — найпоширеніший спосіб — просто підпишіть своє ім’я на звороті чека там, де зазначено. Цей спосіб вимагає повідомити банківському працівнику, чи хочете ви отримати готівку або внести депозит. Хоча це зручно, це найменш безпечний варіант, оскільки будь-хто, хто має підтверджений чек, може спробувати його зняти.

Захищене підтвердження забезпечує більший захист. Напишіть “For Deposit Only to Account Number XXXXXXXXX” і підпишіться нижче. Розгляньте можливість додавання цього підтвердження безпосередньо перед внесенням, а не за кілька днів. Цей метод обмежує використання чека і зменшує ризик шахрайства.

Підтвердження третіх осіб дозволяє вам передати чек іншій особі для оплати. Напишіть “Pay to the order of [Ім’я особи]” і підпишіться зазвичай. Не всі банки приймають цей тип — уточнюйте у вашому банку.

Мобільне підтвердження для депозиту через додаток може вимагати написати “For Mobile Deposit To [Назва банку]” або подібну інструкцію у зоні підтвердження. Перевірте вимоги у мобільному додатку вашого банку.

Підтвердження для бізнесу для корпоративних чеків вимагає підпису уповноваженої особи разом із її посадою та назвою компанії. Додайте обмеження, наприклад “For Deposit Only”, для додаткової безпеки.

Множинне підтвердження отримувачів залежить від того, як оформлений чек. Якщо він виписаний на “Jane and John Doe”, обидва повинні підтвердити. Якщо — “Jane or John Doe”, будь-хто з них може підтвердити.

Внесення чека: доступні варіанти

Існує кілька зручних способів внесення чеків на ваш рахунок.

Особисте внесення у вашому місцевому відділенні залишається надійним варіантом. Принесіть підтверджений чек і дійсний документ, наприклад, посвідчення водія, до касира. Назвіть свій депозитний бланк або повідомте про бажану операцію.

Автоматичний депозит — зручний спосіб після робочих годин. Багато банкоматів приймають підтверджені чеки. Деякі вимагають використання конверта; інші — приймають депозити безпосередньо. Перевірте, чи підтримує ваш банк цю функцію, і дотримуйтесь інструкцій на екрані.

Мобільне внесення через додаток вашого банку — найшвидший спосіб для більшості. Зазвичай потрібно обрати рахунок, ввести суму, сфотографувати передню сторону чека та задню. Зберігайте оригінал чека, доки не переконаєтеся, що депозит підтверджено і кошти з’явилися на рахунку. Після цього знищіть чек для безпеки.

Як замовити чеки та керувати запасами

Коли запаси чеків закінчуються, доступні кілька способів їх замовлення.

Замовлення через ваш банк через онлайн-банкінг. Увійдіть у свій обліковий запис, перейдіть до розділу обслуговування клієнтів або обслуговування рахунків і дотримуйтесь інструкцій з замовлення. Також можна зробити замовлення по телефону або відвідати місцеве відділення.

Використання сторонніх постачальників чеків, які співпрацюють із вашим банком або працюють незалежно. Вам потрібно надати маршрутний номер, номер рахунку, номер чеків, з якого хочете почати, та інформацію вашого банку. Вартість залежить від постачальника та дизайну чеків.

Перед замовленням переконайтеся, що у вас є актуальний чек — він містить усю необхідну інформацію. Вартість залежить від обраного стилю та дизайну чеків.

Часті запитання

Чи легально писати чек із майбутньою датою? Зазвичай так, але перевірте закони вашої штату. Чеки з майбутньою датою показують дату в майбутньому і іноді використовуються, коли кошти ще недоступні або платіж не потрібно здійснювати негайно.

Як оплатити IRS чеком? Зробіть чек на ім’я “U.S. Treasury” (не IRS). Включіть ваше ім’я, адресу, номер телефону, номер соціального страхування або EIN, податковий рік і номер відповідної податкової форми. Консультуйтеся з податковими формами або вашим податковим консультантом щодо правильного поштового адреси.

Чи можна внести чек через ATM? Багато банків і кредитних спілок дозволяють внесення чеків через ATM. Зверніться до вашого фінансового закладу для уточнення можливості та інструкцій на відповідних банкоматах.

Чи можна написати чек на себе? Так — напишіть своє ім’я у рядку отримувача. Це дає альтернативний спосіб зняття готівки або переказу коштів між вашими рахунками, хоча електронні перекази зазвичай швидші.