Làm chủ hoàn thành kiểm tra: Tài liệu tham khảo ngân hàng thiết yếu của bạn

Trong bối cảnh tài chính kỹ thuật số hiện nay, bạn có thể cho rằng séc giấy đã trở nên lỗi thời. Tuy nhiên, séc vẫn là một phương thức thanh toán thực tế cho các khoản thanh toán hóa đơn, biên lai lương và chuyển tiền. Hiểu cách chuẩn bị, xác thực và quản lý séc một cách đúng đắn là một năng lực ngân hàng cơ bản. Tài liệu tham khảo toàn diện này hướng dẫn bạn từ cách thiết lập ban đầu đến quy trình nạp tiền.

Ba Số Chính mà Mọi Séc Đều Có

Trước khi bạn cầm bút, hãy làm quen với các thành phần nhận dạng được nhúng trên mỗi tài liệu séc. Ba số này phục vụ những mục đích khác nhau:

1. Số Đường Dẫn Tổ Chức Tài Chính

Ngân hàng của bạn duy trì một mã định danh duy nhất gồm chín chữ số được gọi là số định tuyến. Mã này trở nên cần thiết khi thực hiện các giao dịch trực tuyến, thiết lập thanh toán hóa đơn tự động hoặc xử lý các khoản nạp tiền trực tiếp. Nó được in trên mỗi tờ séc mà ngân hàng của bạn phát hành.

2. Mã định danh tài khoản kiểm tra cá nhân

Số duy nhất này phân biệt tài khoản séc cụ thể của bạn với tất cả các tài khoản khác. Nó xuất hiện nhiều lần trong tài liệu séc của bạn và rất quan trọng cho việc định tuyến quỹ đúng cách.

3. Mã kiểm tra cá nhân

Mỗi séc trong cuốn séc của bạn nhận được một số tuần tự để theo dõi. Bạn sẽ thấy nó hiển thị ở góc trên bên phải cùng với thông tin tài khoản của bạn, cho phép bạn tham khảo các giao dịch cụ thể một cách chính xác.

Hoàn Thành Kiểm Tra Của Bạn: Một Hướng Dẫn Chi Tiết

Chuẩn bị một tấm séc hợp pháp yêu cầu chú ý đến một số trường quan trọng. Hãy làm theo cách tiếp cận hệ thống này để đảm bảo tấm séc của bạn sẽ được xử lý mà không có sự chậm trễ hoặc phức tạp:

Bắt đầu với Ngày

Phần trên bên phải chứa trường ngày tháng của bạn. Nhập ngày cụ thể khi bạn viết séc—thường là ngày hôm nay, mặc dù các séc có ngày trong tương lai là hợp pháp ở hầu hết các khu vực pháp lý. Dấu thời gian này cung cấp cho người nhận tài liệu về thời điểm thanh toán được bắt đầu.

Xác định người nhận thanh toán của bạn

Xác định dòng được đánh dấu “Thanh toán cho” và ghi rõ tên hợp pháp chính xác của người sẽ nhận các khoản tiền này. Dù bạn đang thanh toán cho cá nhân, thực thể doanh nghiệp hay tổ chức, độ chính xác rất quan trọng. Xác minh cách viết chính xác trước để tránh các vấn đề trong quá trình xử lý.

Ghi lại số lượng

Trong ô được chỉ định dọc theo lề bên phải của séc, hãy viết số tiền thanh toán bằng định dạng số. Đặt các chữ số của bạn càng sát bên trái càng tốt trong ô - việc định vị này giúp ngăn chặn các nỗ lực gian lận mà ở đó các chữ số bổ sung có thể được chèn vào để thay đổi số tiền bạn dự định.

Viết Số Tiền Của Bạn Bằng Chữ

Dưới dòng người nhận, hãy viết rõ ràng số tiền bạn thanh toán. Nếu bạn đang gửi $243.26, bạn sẽ viết “Hai trăm bốn mươi ba đô la và 26/100.” Phiên bản viết này hợp pháp sẽ vượt trội hơn số tiền bằng số nếu có bất kỳ sự khác biệt nào xảy ra giữa hai mục.

Phần Ghi Chú

Trường tùy chọn này phục vụ như không gian ghi chú cá nhân của bạn. Bao gồm thông tin tham chiếu mà bạn sẽ cần cho các mục đích kế toán trong tương lai. Khi thanh toán cho các cơ quan chính phủ, nhà cung cấp tiện ích hoặc nhà cung cấp, hãy ghi lại số tài khoản hoặc thông tin nhận dạng của bạn ở đây để dễ dàng theo dõi.

Chữ ký ủy quyền của bạn

Séc chỉ có giá trị khi có chữ ký của bạn trên dòng chỉ định ở khu vực phía dưới bên phải. Chữ ký của bạn đại diện cho sự đồng ý ràng buộc của bạn để chuyển khoản số tiền đã chỉ định. Nếu không có bước cuối cùng này, séc của bạn sẽ không có giá trị pháp lý.

Ứng Dụng Thực Tế: Thanh Toán Nhà Cung Cấp Dịch Vụ Của Bạn

Xem xét kịch bản thực tế này: Bạn đã nhận được hóa đơn hàng tháng của công ty điện của bạn cho thấy số tiền 113.97 đô la phải trả, với hướng dẫn gửi tiền bằng séc. Dưới đây là cách bạn sẽ điền một tấm séc đúng để đáp ứng nghĩa vụ này:

Nhập ngày bạn gửi thanh toán ở góc trên bên phải—có thể là ngày 1 tháng 7 năm 2023. Viết tên chính thức của công ty tiện ích của bạn vào dòng người thụ hưởng: “Công ty Điện ABC” hoặc bất kỳ tên nào xuất hiện trên tài liệu hóa đơn của bạn. Ghi “$113.97” vào ô số tiền ở bên phải. Dưới dòng người thụ hưởng, viết “Một trăm mười ba đô la và chín mươi bảy/100.” Hướng dẫn của nhà cung cấp tiện ích của bạn có thể yêu cầu số tài khoản của bạn trong phần ghi chú, vì vậy hãy tham khảo hóa đơn của bạn và bao gồm nó ở đó. Cuối cùng, kiểm tra tất cả thông tin để đảm bảo chính xác và ký vào séc trước khi gửi đến địa chỉ được liệt kê trên sao kê của bạn.

Các Thực Hành Tốt Nhất cho Quản Lý Séc

Việc xử lý séc một cách cẩn thận bảo vệ lợi ích tài chính của bạn và đảm bảo các giao dịch diễn ra suôn sẻ:

Duy trì Hồ sơ Toàn diện

Theo dõi mọi séc bạn phát hành—cho dù thông qua sổ ghi chép séc vật lý, bảng tính kỹ thuật số hoặc ứng dụng ngân hàng. Ghi lại:

• Kiểm tra số định danh
• Ngày giao dịch
• Thông tin người nhận
• Mô tả giao dịch ngắn gọn
• Số tiền đô la đã chuyển

Việc ghi chép này ngăn chặn việc thấu chi và cung cấp một dấu vết kiểm toán để xác minh chi phí.

Đối chiếu các bản sao kê hàng tháng của bạn

So sánh hồ sơ ngân hàng của bạn với bảng sao kê hàng tháng để xác minh tất cả các giao dịch. Quy trình đối chiếu này giúp phát hiện lỗi, xác định hoạt động không được phép và mang lại cho bạn cái nhìn tài chính rõ ràng hơn.

Thực hiện các biện pháp bảo mật

Bảo vệ chống lại gian lận séc bằng cách làm theo các hướng dẫn sau:

• Sử dụng mực không phai để thông tin không thể bị xóa
• Không bao giờ ký vào séc trắng mà không có thông tin người nhận và số tiền đầy đủ.
• Tránh việc viết séc cho “tiền mặt” trừ khi thực sự cần thiết
• Không bao giờ để lại khoảng trống nơi mà số tiền có thể bị tăng lên một cách giả tạo
• Giữ các séc chưa sử dụng ở một nơi an toàn

Séc cá nhân cho chính bạn: Một lựa chọn hợp lệ

Bạn có thể hợp pháp viết séc bằng tên của mình. Điều này phục vụ như một phương pháp rút tiền mặt thay thế hoặc tạo điều kiện cho việc chuyển khoản giữa các tài khoản của bạn. Chỉ cần điền tên của bạn vào dòng người thụ hưởng và tiếp tục qua quy trình hoàn thành tiêu chuẩn. Mặc dù ngân hàng di động thường cung cấp những lựa chọn hiệu quả hơn, tùy chọn này vẫn có sẵn.

Nhận và Chấp nhận Séc

Khi bạn nhận được một tấm séc, việc ký tên là cần thiết trước khi bạn có thể truy cập những khoản tiền đó. Ký tên trên séc về cơ bản là một biện pháp an ninh xác nhận rằng bạn là người nhận thanh toán hợp pháp.

Phương pháp Ủy quyền Trống

Cách đơn giản nhất là ký tên của bạn ở mặt sau của séc trong khu vực ủy quyền được chỉ định. Phương pháp này hoạt động cho các giao dịch nạp tiền qua ATM và gửi qua di động nhưng cung cấp bảo vệ gian lận tối thiểu—một khi đã ký, bất kỳ ai cầm séc đều có thể lý thuyết là rút tiền.

Cách Tiếp Nhận Hạn Chế

Để tăng cường bảo mật, hãy viết “Chỉ để nạp tiền vào số tài khoản [your number]” sau đó ký tên dưới tuyên bố này. Điều này giới hạn việc sử dụng séc chỉ cho tài khoản của bạn. Hãy xem xét việc thêm chữ ký của bạn chỉ ngay trước khi nạp tiền để giảm thiểu thời gian tiếp xúc với gian lận.

Kịch Bản Được Xác Nhận Bởi Bên Thứ Ba

Nếu bạn muốn chuyển một séc đã nhận cho bên khác mà không cần xử lý hai lần, hãy viết “Trả cho [Tên người nhận]” và ký như bình thường. Tuy nhiên, hãy xác minh rằng tổ chức thanh toán chấp nhận sự sắp xếp này, vì các chính sách có thể khác nhau.

Ký hậu kiểm tra doanh nghiệp

Khi séc được phát hành cho một thực thể doanh nghiệp, việc ký hậu phải được thực hiện bởi một đại diện được ủy quyền của công ty. Bao gồm tên doanh nghiệp, chữ ký của người ký ủy quyền, chức danh công việc và bất kỳ hạn chế nào áp dụng như “Chỉ Nạp Tiền.”

Tình huống Nhiều Người Nhận Tiền

Khi một tấm séc ghi tên nhiều người nhận ( ví dụ, “Jane và John Doe” ), tất cả các bên phải ký nhận nếu họ muốn nạp tiền. Tuy nhiên, nếu được viết là “Jane hoặc John Doe,” thì mỗi cá nhân có thể tự mình ký nhận và nạp tiền.

Nạp Tiền Séc Của Bạn: Các Phương Pháp Có Sẵn

Nạp tiền tại chi nhánh

Hãy đến địa điểm ngân hàng của bạn trong giờ làm việc. Ký tên vào séc của bạn và trình bày nó cho giao dịch viên cùng với một giấy tờ tùy thân hợp lệ do chính phủ cấp. Giao dịch viên sẽ xử lý việc nạp tiền của bạn ngay lập tức hoặc theo hướng dẫn của bạn.

Nạp tiền qua máy ATM

Hầu hết các mạng lưới ngân hàng cung cấp chức năng nạp tiền séc qua ATM. Ký vào séc của bạn trước, cho nó vào khe quy định và làm theo các hướng dẫn trên màn hình. Một số ATM yêu cầu nộp phong bì. Xác nhận rằng ATM cụ thể của bạn hỗ trợ nạp tiền séc trước khi thử phương pháp này.

Nạp Tiền Ngân Hàng Di Động

Cách tiếp cận thuận tiện nhất liên quan đến ứng dụng di động của ngân hàng bạn. Chụp rõ ràng cả hai mặt của séc, nhập số tiền nạp tiền, chỉ định tài khoản đích của bạn và gửi qua ứng dụng. Giữ lại séc vật lý cho đến khi có xác nhận rằng tiền đã được chuyển, sau đó tiêu hủy nó một cách an toàn.

Nhận Kiểm Tra Mới

Khi nguồn cung của bạn giảm, có một số phương thức đặt hàng tồn tại:

Đặt hàng qua ngân hàng trực tiếp

Truy cập vào trang web hoặc ứng dụng di động của ngân hàng của bạn, tìm phần dịch vụ tài khoản và làm theo hướng dẫn đặt lại séc. Bạn sẽ cần số của tấm séc trước đó để đảm bảo tính liên tục theo thứ tự. Nhiều ngân hàng tính phí nhỏ cho dịch vụ này, mặc dù một số ngân hàng cung cấp đơn đặt hàng miễn phí cho những người mở tài khoản mới.

Gọi Ngân Hàng Của Bạn

Liên hệ với đường dây dịch vụ khách hàng của ngân hàng của bạn để thảo luận về việc đặt séc. Hãy chuẩn bị một tấm séc để cung cấp số định tuyến, số tài khoản và các thông tin cần thiết khác.

Nhà cung cấp kiểm tra bên thứ ba

Nhiều công ty độc lập bán séc trực tuyến và qua các địa điểm bán lẻ, thường với mức giá cạnh tranh so với việc đặt hàng trực tiếp từ ngân hàng. Bạn sẽ cung cấp thông tin ngân hàng của mình và chỉ định thiết kế séc mà bạn mong muốn. Chi phí thay đổi tùy thuộc vào mức độ tùy chỉnh và nhà cung cấp.

Giải quyết các tình huống kiểm tra đặc biệt

Gửi séc ghi ngày gửi sau

Hầu hết các bang cho phép séc có ngày ghi trên đó cho việc giao hàng trong tương lai, mặc dù các quy định cụ thể của từng bang áp dụng. Kiểm tra luật địa phương của bạn trước khi phát hành séc ghi ngày, vì tính hợp pháp khác nhau tùy theo khu vực.

Thanh toán của chính phủ

Khi viết séc cho các cơ quan liên bang như IRS, hãy bao gồm thông tin séc tiêu chuẩn cộng với tên, địa chỉ, số điện thoại, số An sinh xã hội hoặc EIN, năm thuế liên quan và các số mẫu liên quan. Hãy ghi tên người thụ hưởng là “U.S. Treasury” thay vì cơ quan cụ thể. Tham khảo tài liệu của IRS hoặc một chuyên gia thuế để biết địa chỉ gửi đúng.

Xử lý tên người nhận bị sai chính tả

Nếu séc của bạn đến với tên của bạn bị sai chính tả, hãy ký tên chính xác như đã in, sau đó thêm chữ ký đúng của bạn bên dưới. Cách tiếp cận ký hai chữ ký này giúp ngăn chặn việc bị từ chối trong quá trình xử lý.

Kết luận

Kỹ năng hoàn thành và quản lý séc vẫn còn phù hợp mặc dù có sự tiến bộ trong công nghệ ngân hàng. Dù bạn đang học cách điền séc đúng cách lần đầu tiên hay làm mới kiến thức của mình, những kỹ năng cơ bản này bảo vệ tài chính của bạn và tạo điều kiện cho các giao dịch diễn ra suôn sẻ. Từ việc chuẩn bị ban đầu cho đến nạp tiền, hiểu mỗi bước sẽ đảm bảo rằng các séc của bạn thực hiện đúng mục đích một cách hiệu quả và an toàn.