Cách điền séc: Hướng dẫn hoàn chỉnh cho thanh toán hiện đại

Mặc dù sống trong một thế giới tài chính ngày càng số hóa, séc vẫn là phương thức thanh toán thực tế và được chấp nhận rộng rãi. Dù bạn đang thanh toán cho nhà cung cấp, nhận lương hoặc xử lý các giao dịch kinh doanh, việc biết cách điền séc đúng cách là một kỹ năng thiết yếu. Hướng dẫn toàn diện này sẽ hướng dẫn bạn qua mọi khía cạnh của việc viết séc, ký hậu và gửi tiền — từ việc hiểu các số quan trọng trên séc của bạn đến việc thành thạo các phương pháp ký hậu khác nhau.

Các thành phần thiết yếu của séc: Xác định ba số chính

Trước khi bắt đầu điền séc, bạn cần hiểu rõ ba số nhận dạng quan trọng có trên mọi séc in sẵn. Những số này xuất hiện ở các vị trí nhất quán trên tất cả các séc tiêu chuẩn và có chức năng quan trọng trong các giao dịch ngân hàng.

Mã định tuyến ngân hàng là mã gồm chín chữ số được chỉ định cho tổ chức tài chính của bạn. Mã này cần thiết cho bất kỳ giao dịch ngân hàng điện tử nào bạn thực hiện, bao gồm chuyển khoản trực tuyến và gửi tiền trực tiếp. Mỗi ngân hàng có một mã định tuyến duy nhất để chuyển tiền đến đúng tổ chức.

Số tài khoản của bạn là mã định danh duy nhất cho tài khoản séc cá nhân của bạn. Nó phân biệt tài khoản của bạn với tất cả các tài khoản khác trong ngân hàng và đảm bảo các khoản gửi tiền và rút tiền được xử lý chính xác.

Số séc là mã định danh duy nhất cho từng séc riêng lẻ. Số này xuất hiện ở hai vị trí: góc trên bên phải và dưới số tài khoản của bạn. Theo dõi các số này giúp bạn duy trì hồ sơ chính xác về các giao dịch séc của mình.

Hướng dẫn từng bước điền séc của bạn

Việc điền séc đúng cách đòi hỏi sự chú ý đến chi tiết. Làm theo các bước sau để đảm bảo séc của bạn hợp lệ và được xử lý chính xác.

Thêm ngày vào góc trên bên phải. Đây nên là ngày bạn viết séc, trong hầu hết các trường hợp là ngày hôm nay. Ngày này thông báo cho người nhận khi séc được phát hành và giúp lưu trữ hồ sơ.

Hoàn thành dòng Người nhận bằng cách viết tên người, doanh nghiệp hoặc tổ chức nhận thanh toán. Dòng này ghi “Pay to the Order of” — viết chính xác tên ở đây. Xác nhận chính tả đúng và tên đầy đủ hợp pháp nếu có thể để tránh các vấn đề thanh toán.

Nhập số tiền bằng số trong ô bên phải của séc. Viết số tiền càng xa bên trái trong ô càng tốt. Vị trí này giúp ngăn chặn gian lận, vì nó loại bỏ khoảng trống nơi ai đó có thể thêm các chữ số thừa (ví dụ, thay đổi $100.00 thành $2,100.00).

Viết số tiền bằng chữ trên dòng dưới “Pay to the Order of.” Ví dụ, với số tiền $243.26, bạn sẽ viết “Hai trăm bốn mươi ba đô la và 26/100.” Số tiền bằng chữ này có ưu thế pháp lý nếu có sự khác biệt giữa số và chữ.

Sử dụng phần Ghi chú để ghi rõ mục đích của khoản thanh toán. Mặc dù tùy chọn, phần này rất hữu ích để theo dõi. Bao gồm số tài khoản cho các khoản thanh toán tiện ích, số mã số thuế cho các khoản thuế hoặc bất kỳ thông tin tham chiếu nào bạn cần sau này.

Ký tên séc ở dòng dưới cùng bên phải. Chữ ký của bạn xác nhận khoản thanh toán và làm cho séc hợp pháp. Không bao giờ ký một séc trống hoặc séc chưa điền đầy đủ thông tin.

Ví dụ thực tế: Điền séc của bạn

Giả sử bạn cần thanh toán cho ABC Electric số tiền 113,97 đô la cho dịch vụ hàng tháng của mình. Bảng sao kê tiện ích cung cấp hướng dẫn thanh toán và chi tiết tài khoản của bạn. Dưới đây là cách bạn điền séc:

• Trường ngày: Viết ngày bạn gửi séc — ví dụ, ngày 1 tháng 7 năm 2022
• Dòng Người nhận: Nhập “ABC Electric”
• Số tiền bằng số: Viết “$113.97” ở bên phải
• Số tiền bằng chữ: Ghi “Một trăm mười ba đô la và 97/100”
• Dòng Ghi chú: Ghi số tài khoản của bạn theo yêu cầu của công ty tiện ích
• Chữ ký: Sau khi xác nhận tất cả các chi tiết, ký tên vào séc

Sau khi hoàn tất, gửi séc cùng các tài liệu cần thiết đến địa chỉ do ABC Electric cung cấp.

Các thực hành an ninh tốt khi viết séc

Séc vẫn dễ bị gian lận nếu không có các biện pháp bảo vệ thích hợp. Thực hiện các biện pháp bảo vệ sau khi điền séc:

Sử dụng mực vĩnh viễn để viết tất cả thông tin trên séc. Bút mực chống xóa và thay đổi, làm cho séc của bạn an toàn hơn so với bút chì.

Tránh séc trống trong mọi trường hợp. Séc trống dễ bị gian lận nếu rơi vào tay kẻ xấu.

Hoàn thành trước khi ký bằng cách luôn điền tên người nhận và số tiền trước khi ký.

Tránh viết séc trả tiền mặt khi có thể, vì những séc này về cơ bản tương đương tiền mặt và không có bảo vệ nếu bị mất hoặc bị đánh cắp.

Loại bỏ khoảng trống trống trên séc của bạn, đặc biệt là trong ô số tiền. Đảm bảo không còn chỗ cho ai đó gian lận thêm các chữ số hoặc thông tin khác.

Những biện pháp phòng ngừa này giúp giảm thiểu đáng kể rủi ro gian lận séc và các khó khăn tài chính liên quan.

Ghi chép: Theo dõi các séc của bạn

Duy trì hồ sơ chi tiết về tất cả các séc bạn viết là điều cơ bản để quản lý tài khoản séc của mình. Theo dõi các mục sau:

• Số séc của bạn
• Ngày viết
• Tên người nhận
• Mô tả ngắn gọn về giao dịch
• Số tiền thanh toán

Bạn có thể duy trì các hồ sơ này bằng sổ ghi séc đi kèm, bảng tính hoặc phần mềm kế toán chuyên dụng. Ghi chép chính xác giúp tránh các séc bị trả lại và cung cấp một dấu vết kiểm toán rõ ràng cho tài chính của bạn.

Ngoài ra, thường xuyên đối chiếu sao kê ngân hàng với sổ ghi séc của bạn. Việc đối chiếu hàng tháng này giúp phát hiện các sai lệch, xác nhận tất cả các giao dịch đã được xử lý và cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính của bạn.

Hiểu rõ về ký hậu séc và phương thức gửi tiền

Khi bạn nhận được séc, bạn phải ký hậu trước khi gửi tiền hoặc đổi lấy tiền mặt. Ký hậu là một xác nhận an ninh xác nhận bạn là người nhận ủy quyền.

Ký hậu trống là phương pháp phổ biến nhất — chỉ cần ký tên của bạn ở mặt sau của séc theo chỉ dẫn. Phương pháp này yêu cầu bạn thông báo cho nhân viên ngân hàng xem bạn muốn đổi lấy tiền mặt hay gửi tiền. Dù tiện lợi, đây là phương pháp ít an toàn nhất, vì bất kỳ ai giữ séc đã ký hậu đều có thể cố gắng đổi lấy tiền.

Ký hậu an toàn cung cấp sự bảo vệ lớn hơn. Viết “Chỉ để gửi vào Tài khoản số XXXXXXXXX” rồi ký tên dưới. Cân nhắc thêm ký hậu này ngay trước khi gửi tiền thay vì vài ngày trước đó. Phương pháp này hạn chế cách sử dụng séc và giảm rủi ro gian lận.

Ký hậu của bên thứ ba cho phép bạn chuyển séc cho người khác để thanh toán. Viết “Pay to the order of [Tên người]” và ký tên bình thường. Không phải ngân hàng nào cũng chấp nhận loại này — hãy xác nhận với ngân hàng của bạn trước.

Ký hậu gửi tiền qua ứng dụng có thể yêu cầu bạn viết “Gửi qua Gửi tiền di động tại [Tên ngân hàng]” hoặc hướng dẫn tương tự trên khu vực ký hậu. Kiểm tra ứng dụng ngân hàng của bạn để biết yêu cầu cụ thể.

Ký hậu doanh nghiệp cho séc của công ty yêu cầu chữ ký của người có thẩm quyền cùng với chức vụ của họ và tên doanh nghiệp. Thêm các hạn chế như “Chỉ để gửi tiền” để tăng cường bảo mật.

Ký hậu nhiều người nhận phụ thuộc vào cách séc được viết. Nếu ghi “Jane và John Doe,” cả hai phải ký. Nếu ghi “Jane hoặc John Doe,” một trong hai có thể ký.

Gửi tiền séc của bạn: Các phương thức có sẵn

Có nhiều phương thức thuận tiện để gửi tiền séc vào tài khoản của bạn.

Gửi tiền trực tiếp tại chi nhánh vẫn là lựa chọn đáng tin cậy. Mang séc đã ký hậu và giấy tờ tùy thân hợp lệ (ví dụ, giấy phép lái xe) đến quầy giao dịch ngân hàng. Xuất trình phiếu gửi tiền hoặc thông báo cho nhân viên ngân hàng về phương thức bạn muốn.

Gửi tiền qua máy ATM cung cấp khả năng truy cập ngoài giờ. Nhiều máy ATM chấp nhận séc đã ký hậu. Một số yêu cầu bạn sử dụng phong bì; số khác chấp nhận gửi tiền trực tiếp. Xác nhận ngân hàng của bạn hỗ trợ tính năng này và làm theo hướng dẫn trên màn hình.

Gửi tiền qua ứng dụng di động của ngân hàng cung cấp phương thức nhanh nhất cho hầu hết mọi người. Quá trình thường bao gồm chọn tài khoản, nhập số tiền, chụp ảnh mặt trước của séc và chụp ảnh mặt sau. Giữ nguyên séc gốc cho đến khi bạn xác nhận khoản gửi tiền đã thành công và số tiền đã xuất hiện trong tài khoản. Hủy séc sau đó để đảm bảo an toàn.

Cách đặt hàng séc và quản lý nguồn cung

Khi nguồn séc của bạn sắp hết, có nhiều lựa chọn đặt hàng.

Đặt hàng qua ngân hàng của bạn qua dịch vụ ngân hàng trực tuyến. Đăng nhập vào tài khoản, điều hướng đến dịch vụ khách hàng hoặc dịch vụ tài khoản, và làm theo hướng dẫn đặt hàng. Bạn cũng có thể đặt hàng qua điện thoại hoặc đến trực tiếp chi nhánh.

Sử dụng nhà cung cấp séc bên thứ ba hợp tác với ngân hàng của bạn hoặc hoạt động độc lập. Bạn cần cung cấp mã định tuyến, số tài khoản, số séc bắt đầu và thông tin ngân hàng của bạn. Giá cả thay đổi tùy theo nhà cung cấp và kiểu dáng séc.

Trước khi đặt hàng, hãy có séc hiện tại — nó chứa tất cả thông tin bạn cần. Chi phí phụ thuộc vào lựa chọn về kiểu dáng và thiết kế séc của bạn.

Các câu hỏi thường gặp

Viết séc có ngày sau có hợp pháp không? Thường thì có, nhưng hãy kiểm tra luật pháp cụ thể của bang bạn. Séc có ngày sau thể hiện ngày trong tương lai và đôi khi được sử dụng khi nguồn quỹ chưa có sẵn hoặc thanh toán không cần thiết ngay lập tức.

Quy trình thanh toán thuế IRS bằng séc là gì? Ghi séc trả cho “U.S. Treasury” (không phải IRS). Bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, số an sinh xã hội hoặc EIN, năm thuế và số mẫu thuế liên quan. Tham khảo mẫu thuế hoặc chuyên gia thuế của bạn để biết địa chỉ gửi phù hợp.

Bạn có thể gửi tiền séc tại máy ATM không? Nhiều ngân hàng và tổ chức tín dụng cho phép gửi tiền séc qua ATM. Liên hệ ngân hàng của bạn để biết điều kiện và hướng dẫn cụ thể tại các máy ATM đủ điều kiện.

Bạn có thể viết séc cho chính mình không? Có — viết tên của bạn trên dòng người nhận. Điều này cung cấp phương pháp thay thế để rút tiền mặt hoặc chuyển khoản giữa các tài khoản của bạn, mặc dù chuyển khoản điện tử thường hiệu quả hơn.